Excel được biết đến là một bộ phận của Microsoft Office, đã ra đời từ khá lâu. Nó được ứng dụng phổ biến vào trong hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, công nghệ càng phát triển thì Excel – bên cạnh những mặt lợi – cũng cho thấy những hạn chế so với các phương thức quản lý thông tin khác. Trong bài viết này, BMD sẽ cùng bạn đọc đi tìm hiểu rõ hơn về quản lý bán hàng bằng Excel nhé!
Quản lý bán hàng bằng Excel có lợi thế gì?
Excel là một dạng bảng tính cho phép người dùng sử dụng những thuật toán nhằm thống kê, lọc, tính toán, trích xuất dữ liệu,… Nó ra đời vào năm 1988 cùng với những “anh em” khác là Word, Powerpoint. Cha đẻ của Excel không ai khác chính là tỷ phú Bill Gates. Sự thức thời cùng óc sáng tạo giúp Bill Gates duy trì sức sống cho Excel từ thời sơ khai đến khi hiện đại. Ngày nay, Excel vẫn được sử dụng rộng rãi trong ngành kế toán, hành chính, giáo dục,…
Ngoài ra, nhiều nhà kinh doanh vẫn coi Excel là một công cụ đắc lực vì nó có nhiều ưu điểm:
Sử dụng miễn phí
Thật ra, nếu dùng bản gốc có bản quyền thì bạn sẽ phải bỏ tiền ra mua. Nhưng hiện nay có khá nhiều trang web cho phép tải miễn phí Microsoft Office. Bạn có thể xem hướng dẫn tải và cài đặt là đã sử dụng được Excel rồi.
Tính cập nhật cao
Cuộc chạy đua giữa Microsoft Office và các app lập trình ngày càng thấy rõ trong những năm gần đây. Excel vì thế cũng liên tục được cải tiến để trở nên thông minh, ưu việt hơn. Qua đó, nó có thể phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dùng.
Đa dạng về chức năng
Như đã nói, Excel là một dạng bảng tính. Nó cho phép bạn dùng hàm để thực hiện một mục tiêu nhất định. Một số hàm cơ bản nhất của Excel là SUM (tính tổng), PRODUCT (tính tích), SUMIF (hàm điều kiện), AVERAGE (tính trung bình cộng),….
Có sẵn nhiều loại file
Vì Excel khá phổ biến, nên có rất nhiều dịch vụ xoay quanh phần mềm này. Hiện nay các trang web đăng tải file mẫu sẵn đều cho người dùng tải về miễn phí. Kể cả những ai chưa có kinh nghiệm tạo file bán hàng bằng Excel cũng có thể tải về và sử dụng.
Hướng dẫn tạo file Excel quản lý bán hàng
File quản lý bán hàng bằng Excel có hai mẫu là cơ bản và phức tạp. Những mẫu phức tạp thì hầu như đã có sẵn trên mạng. Tuy nhiên việc tải nó có thể khiến cho máy tính bị nhiễm virus, mất dữ liệu. Vì vậy, nhiều người chọn cách an toàn hơn là tự tạo một vài file đơn giản để quản lý.
Các bước tạo file quản lý bán hàng bằng Excel được thực hiện như sau:
- Bước 1. Bạn mở phần mềm Excel trên máy tính ra, chọn “File -> New”. Sau đó, giao diện hiện lên một bảng tính gồm rất nhiều cột dọc và hàng ngang.
- Bước 2. Bạn nhập các thông tin cơ bản liên quan tới việc quản lý bán hàng: bao gồm có ngày, tháng, năm, thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, doanh thu,…
Với hai bước này, bạn đã có một bảng tính cơ bản nhưng đầy đủ thông tin để theo dõi. Về phần tính toán các giá trị, bạn có thể sử dụng một số hàm phổ biến:
- Tính tổng: Công thức là =SUM (X1,X2..), trong đó X1 và X2 là các số cần tính tổng;
- Tính tích: Công thức là =PRODUCT(A3:F3) trong đó A3 và F3 là các số cần tìm tích.
- Tính trung bình cộng: Công thức là =AVERAGE(Number1, Number2…), trong đó các tham số Number1, Number2… là số cần tính trung bình.
- ….
Tổng hợp mẫu file Excel quản lý bán hàng
Nếu bạn không quá rành rọt về công nghệ thông tin hoặc không có đủ thời gian để lập một bảng tính chi tiết, thì bạn có thể tải ngay những mẫu file dưới đây về máy:
- File Excel giúp quản lý số lượng, giá đầu vào và đầu ra của sản phẩm;
- File Excel quản lý tình trạng xuất/ nhập tồn của hàng hóa;
- File Excel quản lý thông tin khách hàng;
- File Excel quản lý doanh thu thực tế theo giai đoạn của cửa hàng;
Tất cả các file có thể tải tại đây
Những bất cập trong quản lý bán hàng bằng Excel
Bên cạnh các ưu điểm, quản lý bán hàng bằng Excel cũng cho thấy không ít nhược điểm. Nhiều người dùng trong quá trình sử dụng đã đưa ra những lời phàn nàn về Excel như:
Excel mang tính thụ động
Tất cả mọi thông tin liên quan đến hàng hóa, doanh thu, người mua,… đều phải nhập một cách thủ công lên phần mềm. Chỉ cần một lần sơ suất quên không nhập, kết quả của cả bảng tính có thể bị sai lệch.
Tốn nhiều thời gian
Hoạt động kinh doanh vốn dĩ phải trải qua rất nhiều công đoạn. Nhất là với những đơn vị nhỏ lẻ, chi phí đầu tư và nhân lực còn ít. Một người sẽ phải kiêm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ. Việc kiểm tra và nhập từng dữ liệu vào bảng Excel sẽ tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến các hoạt động khác.
Rủi ro mất dữ liệu luôn rình rập
Excel là phần mềm offline trên máy tính. Điều đó đồng nghĩa với việc nếu máy tính hỏng, gặp trục trặc, thì dữ liệu cũng sẽ biến mất. Hoặc khi bạn đang làm việc mà chẳng may máy sụt nguồn, mất điện, chưa kịp ấn lưu, thì mọi công sức coi như “công cốc”.
Ngoài ra, cũng không thể bỏ qua trường hợp chủ shop bị nhân viên qua mặt. Việc nhập dữ liệu dài dằng dặc khiến bạn khó kiểm tra chi tiết từng thông tin một.
“Miễn phí” nhưng không hề rẻ
Liệu đó có phải nghịch lý khi nói về Excel? Hoàn toàn không! Mặc dù Excel được tải về và sử dụng miễn phí, nhưng thời gian và công sức ngồi nhập dữ liệu cho nó đủ để bạn trả cho một nhân viên với mức lương tối thiểu 6 – 7 triệu một tháng.
Giải pháp tốt nhất trong quản lý bán hàng hiện nay
Với những nhược điểm như trên, ngày càng có nhiều người từ bỏ Excel. Họ tìm đến với các ứng dụng quản lý bán hàng thông minh, ưu việt hơn. Chi phí đầu tư không quá lớn, chỉ một lần cho suốt hành trình dài về sau. Cùng với đó là tính tự động hóa cao, giúp người dùng giản lược nhiều khâu quản lý mà vẫn đạt hiệu quả tối đa. Tính bảo mật cũng là một trong những ưu điểm giúp app quản lý bán hàng “đánh bật” Excel truyền thống ra khỏi cuộc đua công nghệ số.
Là một người quản lý thông minh, chắc hẳn bạn hiểu rõ phương pháp nào có lợi hơn cho mình. Quản lý bán hàng bằng Excel không thực sự đem lại hiệu quả rõ rệt như với app. Để sở hữu phần mềm thiết kế riêng phù hợp với nhu cầu, xin vui lòng liên hệ BMD theo địa chỉ 647 Lý Thường Kiệt, Phường 11, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam hoặc truy cập website:bmd.com.vn
BMD Solutions 